常见问题
- 同一产品存在多个版本，团队不知道哪份有效；
- 审核意见只留在聊天记录里，无法成为下一次规则；
- 渠道方法依赖个人记忆，人员变化后重新摸索；
- AI 能找到资料，却无法判断来源、时效和适用范围。
建议的知识结构
| 类型 | 应包含的信息 |
|---|---|
| 产品事实 | 名称、规格、能力、限制、来源、版本和责任人。 |
| 品牌规则 | 目标人群、语气、标准表达、禁用表达和示例。 |
| 渠道规则 | 格式、长度、素材要求、发布流程和更新时间。 |
| 审核反馈 | 原始输出、修改内容、修改原因和可复用规则。 |
| 业务问答 | 问题、直接答案、证据、适用条件和公开权限。 |
整理流程
- 确定一个具体任务需要哪些知识；
- 汇集文档、表格、聊天反馈和现有网页；
- 去重并标注冲突、缺失和过期内容；
- 由业务责任人确认事实与权限；
- 按统一字段保存来源、版本和适用范围；
- 接入工作流，并记录调用结果和新的反馈。
维护比一次性整理更重要
知识库需要明确谁能新增、谁能批准、多久复查、旧版本如何保留，以及内容过期后怎样停止调用。没有治理机制，资料量越大，错误传播的风险越高。
先围绕任务建设
不要一开始试图整理企业全部资料。先选择一个工作流，只整理它真正需要的知识，并用运行反馈持续完善。